Connexion / Inscription / Mot de passe
Utilisez un compte de messagerie valide comme nom d’utilisateur. À la fin du processus d’inscription, vous recevrez le mot de passe d’accès. Vous pouvez alors utiliser Optima/W immédiatement. Si vous avez égaré le mot de passe, un nouveau mot de passe peut vous être envoyé à tout moment dans la boîte de dialogue de connexion.
Conseil: si vous n’aimez pas le mot de passe, vous pouvez définir votre propre mot de passe dans la gestion des utilisateurs. La gestion des utilisateurs se trouve dans le menu des données de base.
Données de démonstration
Lorsque vous vous connectez pour la première fois, les données de démonstration sont automatiquement créées pour vous. Cela devrait vous permettre de vous repérer plus facilement dans le système. Vous pouvez supprimer les données de démonstration à tout moment si vous n’en avez plus besoin.
Conseil: vous pouvez reconstruire les données de démonstration à tout moment dans l’administration de la base de données. Mais attention: toutes les autres données seront alors également supprimées! Alors ne faites cela que pendant que vous êtes encore familiarisé avec le système.
Les données
Les données sont divisées en données de base (articles, services, clients, fournisseurs) et en données d’inventaire (rapports, offres, commandes, factures, factures payées). À cette fin, il existe des tableaux utiles tels que les taxes, les remises, les conditions de paiement et les comptes bancaires sous les tableaux auxiliaires.
Astuce: pour pouvoir imprimer des factures QR conformes à la TVA, vous devez saisir votre numéro de TVA dans la gestion des utilisateurs et votre numéro IBAN ou QR-IBAN dans le tableau auxiliaire avec les comptes bancaires.
Flux de documents
Dans les données d’inventaire, vous trouverez l’option de changer le type de document sous les actions. Vous pouvez donc créer une commande à partir d’une offre et une facture à partir d’une commande.
Impression de documents
Lorsque vous sélectionnez des enregistrements de données, un menu de reporting s’affiche dans l’en-tête du tableau. Vous y trouverez les rapports disponibles (évaluations). En gros, une liste et un formulaire sont toujours disponibles. Par exemple, liste de factures et formulaire de facture. Vous recevrez d’abord un aperçu dans lequel vous pourrez ensuite télécharger le rapport sous forme de PDF ou de fichier Excel.
Attention: Avec la QR-facture, la partie paiement QR n’est disponible que sur le document PDF.
Logo pour l’impression de documents
Vous pouvez stocker votre propre logo (210 mm de large, 40 mm de haut) dans la gestion des utilisateurs. Si vous ne stockez pas de logo, votre adresse sera imprimée à la place du logo.
Langue
Vous pouvez basculer entre l’allemand, le français et l’anglais à tout moment en utilisant le menu dans le coin supérieur droit de l’Optima/W.